- Vekâlet Durumu:
Proje ve Kurumsal İletişim Yetkilisi vekalet eder.
- Yetki ve Sorumluluklar:
- Üye ve diğer paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anket, görüşme vb. teknikler kullanarak araştırmak ve sonuç rapor hazırlamak
- Derneğe herhangi bir şikayetle gelen üyeyi karşılamak ve kayıtları tutmak.
- Bilgi edinmek amaçlı gelen üyeye talep ettiği bilgiyi vermek veya bilgi alabileceği birime yönlendirmek.
- Yıllık Eğitim Planlarının hazırlanmasına kendi bölümünün eğitim ihtiyaçlarını bildirerek katkıda bulunmak.
- Kendi bölümünde müşteri odaklılık bilincinin kazanılmasını sağlamak ve bu bilinçle gerekli çalışmaları yapmak.
- Kendi bölümü ile ilgili üye problemlerinin çözülmesini sağlamak ve nedenlerinin ortadan kaldırılması için gereken şartları saptamak.
- Üyelere ve kendi bölümü ile ilgili hizmetlerde gerekli kontrolleri yapmak ve yaptırmak, hizmetin istenilen kalitede olmasını sağlamak.
- Bölümü ile ilgili kayıtlarının muhafaza edilmesini sağlamak, veri analizlerini yapmak ve Genel Sekretere sonuçları rapor etmek.
- Yönetim Kurulu ve Genel Sekreterlik tarafından verilen görevleri yapmak ve sonuçlarını ilgili birime raporlamak.
- Gelen-Giden evrak kayıt defterlerini düzenli tutmak. Gelen evrak asıllarını ve giden evrak kopyalarının dosyalanmasını sağlamak.
- Üye kayıt işlemlerini genel sekreterliğe bildirmek.
- Kendi bölümüyle ilgili idari mercilerden gelen yazışmaları cevaplandırmak.
- Derneğe kayıtlı üyelerle ilgili bilgilerin bilgisayar ortamında sağlıklı ve güncel biçimde izlenmesini sağlamak.
- Dijital ortamdaki bilgilerin aylık yedeklerini almak.
- Derneğe kayıt olması gereken gerçek ve tüzel kişilerin yönetim kurulu kararıyla kayıt müracaatlarını kabul etmek, bunların kayıtları ile ilgili işlemleri yapmak.
- Üyelerin kayıt dosyalarını düzenlemek ve saklamak, üye kayıt defterlerini tutmak, üyelerin durumlarındaki değişikliklerini takip ve tespit ederek Genel Sekreterliğe bildirmek.
- Üyelerin kayıtlarını ve durumlarında meydana gelebilecek değişiklikleri takip ve kontrol etmek.
- Üye kayıtlarının silinmesi işlemlerini Genel Sekreterliğe intikal ettirmek.
- Üye aidatlarını takip etmek, aidatların zamanında toplanması için gerekli önlemleri almak.
- Üyelerle ilgili yazışmaları yapmak.
- Genel Sekreterlikçe verilen diğer görevleri yapmak.
- Üst-Ast İlişkileri:
Genel Sekretere karşı sorumludur.
- Görev Profili:
- En az ön lisans mezunu, tercihen lisans,
- Kamu hizmeti verebilecek özelliklere sahip ve sabıkası olmayan,
- Yönetim Sistemi konusunda bilgili, Dernek mevzuat ve yönetmeliklerini bilen
- Hızlı ve sağlıklı karar verebilme yeteneğine sahip,
- İnsan ilişkilerinde başarılı,
- Raporlama:
Genel Sekretere ve gerekli haklerde Yönetim Kurulu Başkanına yazılı ve sözlü rapor verir.
